รวม 7 รูปแบบการจัดห้องประชุมที่ทั้งสวยและจัดง่าย
รวมการจัดห้องประชุมสวยๆ หลายรูปแบบ จัดให้ถูก ใช้งานให้ตรงเป้าเพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
ห้องประชุมถือเป็นหัวใจหลักของออฟฟิศ และงานสัมมนาต่างๆ เป็นสถานที่สำคัญที่ทำให้เกิดการพูดคุย แลกเปลี่ยนทัศนะ ความคิด ไอเดียของเหล่าคนทำงานอย่างเราๆ หรือบรรดาผู้ร่วมสัมมนาได้เป็นอย่างดี การจัดห้องประชุมสวยๆ ให้เหมาะสมกับการใช้งาน เอื้อต่อจุดประสงค์หลักของการใช้งานจึงเป็นเรื่องจำเป็นที่ไม่ควรมองข้าม เรามาดูกันเลยดีกว่าว่าการจัดห้องประชุมนั้นจะสามารถทำได้กี่รูปแบบ และรูปแบบไหนมีความเหมาะสมมากน้อยกว่ากัน
1. การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ (Theater Style)
เป็นการจัดห้องประชุมที่ยึดรูปแบบมาจากโรงหนัง หรือโรงละครเวที
การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์นี้เหมาะสำหรับ: การประชุมที่มีประธาน หรือผู้พูดเพียงคนเดียว และมีเข้าร่วมฟังเป็นจำนวนมาก
ลักษณะการจัด คือ จัดให้เก้าอี้ทุกตัวหันหน้าไปทางเวที ทางผู้พูดทั้งหมด โดยไม่ต้องมีโต๊ะ มุ่งเน้นให้ผู้พูดเป็นจุดสนใจเพียงจุดเดียวของผู้เข้าร่วมประชุม เทคนิคเพิ่มเติมคือให้จัดเก้าอี้แบบสลับฟันปลาจะช่วยให้ลดการบดบังผู้บรรยาย หรือจอภาพได้ระดับหนึ่ง
แต่ถ้าอยากให้ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถมองเห็นส่วนของเวทีได้อย่างชัดเจนทุกคนก็ควรเลือกสถานที่ที่มีพื้นเป็นแบบขั้นบันไดอย่างในโรงหนัง หรืออัฒจันทร์
จะบอกให้ว่าในงานเปิดตัวโทรศัพท์ไอโฟนเขาก็จัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์นี่แหละ เพราะเมื่อไม่ต้องมีโต๊ะก็ทำให้ห้องประชุมสามารถรองรับจำนวนคนได้มากยิ่งขึ้นไปโดยปริยาย งานสัมมนาอบรมต่างๆ จึงนิยมการจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์อยู่ไม่น้อยเลยทีเดียว
2. การจัดห้องประชุมแบบเก้าอี้วงกลม (Circle Style)
ยังคงอยู่กับรูปแบบการจัดห้องประชุมประเภทที่ไม่ต้องใช้โต๊ะ การจัดห้องประชุมนี้เราจะใช้เก้าอี้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น
การจัดห้องประชุมแบบเก้าอี้วงกลมนี้เหมาะสำหรับ: กิจกรรมต่างๆ ที่ไม่เป็นทางการนัก เช่น กิจกรรมค่ายเยาวชน การเวิร์กช้อปเรียนการแสดง การประชุมงานกลุ่มของเหล่านักเรียน
ลักษณะการจัด คือ การจัดวางเก้าอี้ต่อๆ กันเป็นวงกลม เว้นพื้นที่ตรงกลางไว้สำหรับประธาน หรือผู้ดำเนินการประชุมนั้นๆ รูปแบบการจัดห้องประชุมในลักษณะนี้ไม่เป็นที่นิยมมากนัก แต่ก็ยังมีให้เห็นอยู่บ้างในการทำกิจกรรมต่างๆ ที่ไม่ได้จริงจังมาก
บางครั้งอาจไม่มีการจัดวางเก้าอี้ไว้และให้ผู้เข้าร่วมงานนั่งไปกับพื้นแทน จะสังเกตได้ว่ากิจกรรมต่างๆ ล้วนเป็นการประชุมที่ผู้พูดสามารถเข้าถึงตัวของผู้ฟังได้อย่างสะดวก ผู้พูดและผู้ฟังต่างก็สามารถสื่อสารถึงกันและกันได้ง่าย ในหลายๆ ครั้งก็เป็นการประชุมกลุ่มที่ไม่มีใครเป็นผู้นำในการประชุมอย่างชัดเจน เป็นการประชุมเพื่อแสดงความคิดเห็น หารือ ปรึกษาปัญหาร่วมกัน
3. การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียน (Classroom Style)
การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียนนี้เหมาะสำหรับ: การประชุมที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องมีการจดบันทึก มีการใช้โน้ตบุ๊ก ไม่เหมาะ กับการประชุมที่ต้องมีการระดมความคิด และงานที่ต้องทำกิจกรรมกลุ่ม
ลักษณะการจัด คือ จัดเตรียมโต๊ะและเก้าอี้ของผู้เข้าร่วมประชุมหันหน้าเข้าหาเวที จอภาพ หรือที่ที่ผู้พูดใช้ยืนบรรยาย อาจตกแต่งโต๊ะด้วยผ้าคลุม เตรียมน้ำเตรียมขนมไว้ให้สำหรับงานสัมมนา หรืองานประชุมที่จะเกิดขึ้น
อีกสิ่งที่ควรคำนึงถึงคือเรื่องของระยะห่างของพื้นที่ของผู้พูดกับผู้ฟัง ไม่ควรจัดโต๊ะแถวแรกใกล้กับพื้นที่ของผู้พูดมากเกินไป หากมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากก็ควรเลือกห้องที่มีขนาดใหญ่ ไม่ให้รู้สึกอึดอัด และควรเพิ่มจำนวนของโปรเจคเตอร์สำหรับที่นั่งที่อยู่ไกลซึ่งอาจมองไม่เห็นสิ่งที่ผู้พูดต้องการนำเสนอผ่านจอภาพ
4. การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูม (Boardroom Style)
การจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูมนี้เหมาะสำหรับ: การประชุมที่ผู้เข้ารวมประชุมต้องปรึกษาหารือและระดมความคิดกัน
ลักษณะการจัด คือ การจัดให้มีโต๊ะสี่เหลี่ยมขนาดใหญ่กลางห้องแล้วนำเก้าอี้มาจัดวางล้อมรอบโต๊ะนั้น เราจะเห็นการจัดห้องประชุมในรูปแบบนี้ค่อนข้างมากตามบริษัท เพราะการจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูมเหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องระดมความคิด ปรึกษาหารือกัน ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้สามารถสื่อสารกันได้อย่างสะดวก และได้เห็นสีหน้าท่าทีของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ได้อย่างชัดเจน
การจัดห้องประชุมลักษณะนี้ไม่ควรปิดผ้าม่านจนทึบหรือเลือกห้องที่แสงไม่เข้าเพราะอาจจะทำให้การบรรยายดูตึงเครียดจนเกินไป ควรเลือกห้องที่มีแสงส่องผ่านเข้ามาแบบพอดิบพอดี ข้อเสียของการจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูมคือหากมีการใช้จอภาพโปรเจคเตอร์ผู้ที่นั่งหันหลังให้จอภาพก็จะต้องเอี้ยวตัว หรือหมุนเก้าอี้เพื่อมองโปรเจคเตอร์อาจทำให้เกิดความไม่สะดวกได้
5. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิด (Banquet Style)
การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิดเหมาะสำหรับ: งานที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้มีการพูดคุยสนทนากันได้อย่างสะดวก มีการแบ่งกลุ่มแบ่งโต๊ะกันอย่างชัดเจน
ลักษณะการจัด คือ การจัดห้องประชุมโดยใช้โต๊ะกลมวงปิด จัดที่นั่งให้หนึ่งโต๊ะสามารถนั่งได้ 6-10 คน แนะนำว่า 8 คนกำลังดี หรือที่เราชอบเรียกกันว่าโต๊ะจีนนั่นเอง ทั้งนี้ก็เพราะว่าการจัดโต๊ะแบบนี้นิยมมากในงานจัดเลี้ยง เช่น งานแต่ง งานทำบุญขึ้นบ้านใหม่ งานบวช งานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า งานสัมมนาพนักงานบริษัทที่มักจะมีอาหารเลี้ยงแขกผู้มาเข้าร่วมงาน การจัดห้องประชุมรูปแบบโต๊ะกลมวงปิดเหมาะ
การตกแต่งอาจตกแต่งเพิ่มด้วยการนำผ้ามาคลุมโต๊ะ คลุมเก้าอี้ให้สวยงาม รวมทั้งการจัดแจกันหรือพุ่มดอกไม้เล็กๆ ประดับไว้ตรงกลางโต๊ะ และควรเว้นระยะห่างระหว่างโต๊ะแต่ละตัวให้มีช่องว่างเข้า-ออก เดินผ่านได้สะดวก เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมงานรู้สึกถึงความแออัดจนเกินไป ข้อเสียของการจัดแบบนี้คือจะมีผู้เข้าร่วมบางกลุ่มที่ต้องนั่งหันหลังให้เวที
6. การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงเปิด (Cabaret Style)
การจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงเปิดเหมาะสำหรับ: งานที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้มีการพูดคุยสนทนากันได้อย่างสะดวก (ส่วนตัวภายในโต๊ะเท่านั้น) พร้อมๆ กับที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นเวทีได้สะดวกมากขึ้น
ลักษณะการจัด คือ การจัดเหมือนการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิดแทบทุกอย่างเพียงแต่จัดให้เหลือเก้าอี้ 4-5 ตัวต่อโต๊ะหนึ่งตัวเท่านั้น เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมการประชุมต้องนั่งหันหลังให้เวที หรือจอภาพที่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องคอยหันตัว คอยเอี้ยวคอมองจนเกิดความลำบากต่อผู้เข้าร่วมงาน และยังไม่ต้องคอยกังวลเรื่องระยะห่างของโต๊ะเท่ากับการจัดแบบโต๊ะกลมวงปิดอีกด้วย ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถนั่งได้อย่างสบายไม่รู้สึกอึดอัดแน่นอน
การจัดห้องประชุมในลักษณะนี้จึงเป็นการปรับปรุงแก้ไขข้อเสียที่พบได้ในการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลม แต่ก็ใช่ว่าห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงเปิดจะไม่มีข้อเสียเลยทีเดียว เพราะการจัดโต๊ะวงกลมเปิดก็จะส่งผลให้เราสามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้น้อยลงเมื่อเทียบกับการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิด และรูปแบบอื่นๆ จึงไม่แปลกหากเราจะไม่ค่อยได้เห็นการจัดห้องประชุมในรูปแบบนี้สักเท่าไหร่นัก
7. การจัดห้องประชุม U shape (U-Shape Style)
การจัดห้องประชุม U shape เหมาะสำหรับ: งานขนาดเล็ก-กลางที่วิทยากรหรือผู้บรรยายต้องการใกล้ชิดผู้ฟัง สามารถเดินเข้าไปหาผู้ฟังได้ง่าย
ลักษณะการจัด คือ การจัดวางโต๊ะให้มีลักษณะเป็นตัว U เว้นที่ว่างบริเวณด้านหน้าไว้สำหรับผู้พูด ผู้บรรยาย อาจมีการจัดซ้อนแถวให้เป็นตัวยู 2 ตัวซ้อนกัน ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก แต่ก็ไม่ควรเกินมากไปกว่านี้เพราะจะเปลืองพื้นที่ และทำให้ผู้บรรยายไม่สามารถบรรยายได้อย่างทั่วถึง รวมทั้งอาจเกิดปัญหาการมองไม่เห็นของผู้เข้าร่วมประชุมที่อยู่แถวหลัง
เรานิยมจัดห้องประชุมตัวยูในงานที่วิทยากรหรือผู้บรรยายต้องการใกล้ชิดผู้ฟังเพราะสะดวกในการเดินเข้าหาผู้ฟังได้ดีกว่ารูปแบบอื่นๆ ในบริษัทหลายบริษัทก็นิยมจัดห้องประชุมตัวยู เพราะการจัดห้องประชุม U shape นี้ ช่วยแก้ปัญหาการมองไม่เห็นจอภาพโปรเจคเตอร์อย่างการจัดห้องประชุมแบบบอร์ดรูม และการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิดได้เป็นอย่างดี
สรุป
เห็นความต่าง ข้อดี-ข้อเสียของการจัดห้องประชุมสวยๆ ทั้ง 7 รูปแบบกันแล้วใช่มั้ยเอ่ย อย่าลืมเอาไปปรับใช้ให้เหมาะกับงานจัดเลี้ยง/สัมมนาของตัวเองกันนะ และนอกจากองค์ประกอบหลักสำคัญๆ ที่ได้บอกไปหมดแล้ว ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่ไม่ควรมองห้ามด้วย นั่นคือเรื่องของอุปกรณ์สำหรับผู้บรรยาย วิทยากร หรือผู้พูด เช่น หากผู้พูดจำเป็นต้องใช้จอภาพโปรเจคเตอร์ เราก็ต้องดูแลตรวจสอบคอมพิวเตอร์และจอภาพโปรเจคเตอร์ให้ดีว่าไม่มีปัญหาใดๆ เพื่อการประชุมที่ราบรื่น